Hojas de cálculo y documentos digitales

hoja de calculo Las hojas de calculo son un elemento bastante interesante de nuestras suites ofimáticas. Es raro que alguien que se dedique a cualquier tipo de administración, no las haya usado en algún momento. Su principal función, tal como su nombre indica; es ayudarnos a realizar los tediosos cálculos que habitualmente se realizan en cualquier labor administrativa, ya sea un hogar normal o los cálculos estadísticos de un sector de la población.

 Cuando abrimos una hoja de cálculo, vemos que está compuesta por numerosas cuadriculas llamadas “celdas” que se identifican por su posición línea-columna. En cada una de estas celdas se pueden colocar números, letras o formulas matemáticas (se pueden colocar más cosas, pero estas son las básicas).cálculo

 Una de sus ventajas, estriba en que podemos escribir formulas a partir de los datos de otras celdas. Esto significa que si cambiamos el valor de una formula base, automáticamente cambian los valores calculados a partir de el y como una formula puede coger los datos de otra formula para calcular, esto significa que aunque tuviéramos cien formulas encadenadas, al cambiar el valor inicial, automáticamente nos cambiaria el valor de las cien formulas relacionadas. Esto nos permite la posibilidad de cálculos realmente complejos y al mismo tiempo averiguar que pasaría si por ejemplo modificáramos el tiempo para pagar una hipoteca, modificamos su interés o las cantidades a pagar. Son datos que nos interesa recalcular una y otra vez para ver que nos interesa más.

H Calculo como reader El hecho de que se pueda escribir texto, es interesante porque nos permite realizar una lista de personas con sus nombres, e-mails, teléfonos, direcciones, etc. y en el caso de ser necesario, poderla imprimir en un formato bastante compacto. Pero lo de imprimir es una necesidad derivada, no debiera ser el fin de la creación de un documento digital como son las hojas de cálculo.

 Cualquier documento digital es ideal para poderse convertir a otro tipo de formato. Así pues, los datos de una hoja de cálculo en el caso de ser necesario pueden transferirse a una base de datos o a un documento “.pdf” (Acrobat). Es por ello que en muchas bibliotecas y centros oficiales, se ha gastado un montón de tiempo convirtiendo antiguos documentos escritos a mano y a maquina, en documentos digitales.excel to pdf

 Extrañamente la mente humana tiene recovecos insondables que no sabemos como procesan la información que recibe. En Twitter hace unos días leí algunas acciones de mentes tan preclaras como mi amigo Alberto. Voy a resumirlas de memoria porque no recuerdo el enlace y no puedo revisarlas.

 – Ver a una persona con una calculadora de mano, calculando los datos para introducirlos en la hoja de calculo en vez de calcularlos con la propia hoja.

 – Pegar en una hoja de calculo el e-mail de las personas en formato de imagen “.jpg” en vez de simplemente copiar el texto o teclearlo de forma que se acceda al e-mail directamente.

 – En una empresa en la que habían tecleado en el ordenador todos los documentos, los sacaban en papel y luego los borraban del ordenador para que no ocuparan espacio, con lo cual no tenían ningún documento digitalizado.

 – Crear un documento digital y en vez de enviarlo desde el PC, imprimirlo y pasarlo por el fax.

 – Para crear el .PDF de un documento digital, imprimirlo, escanearlo y pegarlo en el documento pdf en formato “.jpg” en ver de convertirlo directamente o por medio de un conversor a pdf.

 Habían más, pero es una pequeña muestra de la capacidad humana de complicarse la vida y de sorprender a sus congéneres.

Texto, Formatos y usos

baudot En informática los archivos de texto te diferentes tipos, se han usado a lo largo de toda su historia. El formato de cada archivo dependía originalmente de los formatos que cada equipo daba al mapa de caracteres de su sistema, así pues habían sistemas a partir del código BAUDOT, como el EBCDIC (Extended Binary Coded Decimal Interchange Code) o el ASCII (Código estándar estadounidense para el intercambio de información, American Standard Code for Information Interchange).

ASCII Este ultimo fue que el que se impuso en la mayoría de los PCs, aunque en un comienzo se hablo de ASCII básico y extendido. El ASCII básico lo componían los primeros 128 caracteres de la tabla (0-127), mientras que el extendido lo componían los caracteres 128 al 255. Esta segunda parte servia para elementos particulares de idiomas y equipos. Por ejemplo, encontramos las vocales acentuadas en cualquiera de sus formas, los caracteres especiales franceses y alemanes y algunos elementos como el símbolo del “²” indicando el cuadrado o el circulo “º” que indica grados, el símbolo del copyright “©” o el de Marca Registrada “®”.

codigos oem Se hizo de esta forma para que cualquier carácter se pudiera representar con 8 bits (1 byte) de datos, es decir, con un valor entre 0 y 255 deberían poderse representar todos los caracteres en todos los idiomas. Para poder simplificar y puesto que habían idiomas cuyos caracteres eran totalmente diferentes al resto del mundo, se creó una cosa llamada paginas de códigos OEM del sistema. Con esto se conseguía que simplemente enviando un carácter de 6 bits antes del carácter que queríamos enviar, cambiaba la tabla de códigos del carácter que iba a continuación y así nos servían para cualquier idioma.Editores y procesadores

 Basándose en esta forma de hacer las cosas, todos los editores y procesadores de textos han usado protocolos propios para poder variar cosas en el texto. Desde un editor de texto plano como el Notepad incluido en el propio Windows que muestra el texto tal cual a un procesador de textos como el Word o el Writter del Acrobat en los cuales se usan bytes auxiliares para poder representar tipos de letra, tamaños, formas, posiciones, etc.

 Una variación de este último planteamiento es el que se usa para estandarizar presentaciones e intercambio de datos mediante etiquetas que informan de lo que contiene o de que forma se debe representar cada párrafo escrito. En realidad se trata de archivos de texto plano que un programa se encarga de interpretar. Algunos ejemplos de esto, son el código HTML usado para paginas Web o el XML que se usa para intercambio de datos e incluso las paginas generadas en cualquier “Wiki” que use el estándar de Wikimedia. Wikimedia

 Con esta breve explicación, intento que se comprenda la importancia de los archivos de texto plano, que han sido usados por todos los sistemas operativos y por todas las empresas que se han dedicado y se dedican a la informática.

PCs – Posicionado en el monitor en modo texto

Los ordenadores están hechos por personas y las personas solemos crear las cosas basandonos en nuestra medida y proporcion. Repetimos lo que sabemos y podemos manejar de forma fácil.

Cuando se comenzaron a usar los monitores de los ordenadores como interfaz de salida hacia las personas, se penso en algo que hacia ya siglos que era de uso comun, los libros.

Los libros estaban compuestos de una serie de caracteres agrupados en palabras y estas a su vez agrupadas en lineas. Lo logico era que el monitor mostrara mensajes que nosotros entendieramos y que nosotros introdujeramos mensajes que nosotros entendieramos y pudieramos recordar. En el monitor se iban a mostrar caracteres de derecha a izquierda y de arriba a abajo. Esto hizo que el punto origen de la pantalla del PC, se estableciera en la parte superior izquierda cuando estabamos trabajando con el texto. Originalmente tambien se establecio una posicion absoluta de memoria para almacenar lo que se veia en el monitor.

El tamaño de todas las letras era del mismo tamaño, esto significaba que ocupaba el mismo sitio la letra “i”que la “X”. La pantalla se convertia en un curioso juego de los barcos. Si sabiamos en que posicion de la memoria estaba un determinado caracter en la pantalla, podia ser borrado, sustituido, movido e incluso leido.

El tamaño de la pantalla de texto era de 80 x 25, es decir, lineas de 80 caracteres (anchura) hasta un total de por 25 lineas de altura, esto significaba que la memoria necesaria para guardar una pantalla de texto deberia ser de (80×25=2000 caracteres), si cada caracter ocupa un byte como ya explique, esto serian 2000 bytes.

Entonces aparecia una necesidad logica, cada caracter tenia unos atributos para el fondo y la letra que tenia que almacenarse en algún sitio y que ademas debian ser leidos antes de enviar el caracter al monitor. Se estableció un byte mas para guardar estos atributos por cada caracter. Esto duplicaba por 2 el tamaño anterior, es decir 4000 bytes eran necesarios para guardar la pantalla y los datos se guardaban de la siguiente forma:

  • atributos del caracter 1 ==> byte 1
  • caracter 1 ==> byte 2
  • atributos del caracter 2 ==> byte 3
  • caracter 2 ==> byte 4
  • atributos del caracter 3 ==> byte 5
  • caracter 3 ==> byte 6
  • atributos del caracter 4 ==> byte 7
  • caracter 4 ==> byte 8
  • ….. y asi hasta los 4000 bytes

Esto significaba que con unos sencillos calculos, podias saber que habia en una posicion determinada de la pantalla, simplemente leyendo el byte correspondiente y tambien podias escribir en esas posiciones.

Algunos de los primeros virus famosos, se aprovecharon de esta caracteristica para realizar efectos curiosos en pantalla y yo mismo hice varios programas basandome en este principio, uno de ellos te permitia diseñar una pantalla de texto y almacenarla para usarla mas tarde y otro hacia que al pulsar una tecla, cayeran todas las letras que estaban escritas en el monitor.

Como podemos ver, las tarjetas graficas que se usaban para este tipo de trabajos no necesitaban ser demasiado potentes en cuanto a memoria, pero ya hablaremos mas tarde del modo gráfico.