Oct 22

La organización es un estado mental

protocolo de actuacion urgencias En cualquier país moderno y que tenga un determinado nivel administrativo, se tienen protocolos de actuación para todas las cosas. Los hay para terremotos, inundaciones, huracanes y hasta los hay para el control de la gente a la salida de un partido de fútbol. Para poder definir este tipo de protocolos, hace falta una mente muy organizada, la cual pueda decidir que cosas hay que hacer antes y cuales deben hacerse después.

mesa con cosas Durante una temporada tuve un compañero bastante sorprendente. Cuando te acercabas a su mesa parecía que entrabas en una papelería. Había de todo: Rotuladores de todos los colores, grapadora, indelebles, cinta de celo con portarrollos y recambio, bolígrafos de todos los colores, taladradora de papel, chinchetas de colores para marcar en un tablero de corcho que también tenia a su lado, jarra para café y agua, un mini botiquín, auriculares, post-it de diferentes tamaños y colores, marcadores fosforescentes, etc.

 Allí he llegado a descubrir cosas que no sabia ni que existían, pero lo más interesante es que todo estaba ordenado y tenia su función. Cualquier cosa que hiciera o presentara parecía estar trabajada y pensada con mucho tiempo. Esta demostración de una mente tan organizativa, da pie a pensar que es una persona que se podría dedicar con bastante seguridad, a tareas de organización y protocolos de actuación.

mesa desorganizada En cambio había algún otro compañero, el cual, a pesar de tener la mesa llena de papeles, no era una demostración fiable de una mayor carga de trabajo, sino que simplemente no sabia como organizarlo y por lo tanto le costaba bastante más poner sus cosas al día. Por si ello fuera poco, encima parecía que todo estuviera hecho con prisas, a pesar que el contenido estuviera organizado, no se podía saber si algo estaba organizado de antemano o simplemente se había improvisado en el momento de hacerlo.

 La mente de cada uno de nosotros es un conglomerado de conexiones neuronales que extrañamente hacen que cada cual tengamos unos comportamientos y unos niveles organizativos, totalmente diferentes. Lo que en unos es un cerebro lógico, equilibrado y lineal, en otras personas es un caos con unos niveles de entropia disparados.

 Cada vez creo mas en aquello que se dice de: La organización es un estado mental.

Sep 16

Spriggan

Spriggan portada Anime de acción basado en el manga homónimo, en donde se mezcla fantasía, con tramas de ciencia ficción y leyenda. El protagonista es un chico de un instituto que trabaja en una organización encargada de proteger los secretos que puedan encerrar reliquias antiguas u objetos fuera de su tiempo, entre ellas, la famosa arca de Noe. La acción se desarrolla en los últimos años de la guerra fría.

 Mientras unos se dedican a protegerlos, otros países y organizaciones desean esos secretos para sus propios intereses y eliminaran a aquellos que se interpongan en su camino. Como se puede ver, es una temática al mas puro estilo de James Bond.

 Una vez en manga y otra en anime, ya solo quedaba sacar la historia en un videojuego y eso fue lo que hicieron en el año 1999, en una versión para Playstation que se vendió en Japón y Asia.

 Como película de animación, esta bien, pero definitivamente, no es para que la vean niños pequeños. Yo me inclinaría por jóvenes que tengan un mínimo de 12 años de edad para verla. Hay violencia, muertes e imágenes un poco difíciles de explicar a las mentes mas jóvenes.

 Como la historia esta bien y los dibujos están muy conseguidos, le voy a dar una puntuación de 5,5 sobre un máximo de 10. No le doy más porque no me entusiasman las películas tan violentas.

May 07

Hojas de cálculo y documentos digitales

hoja de calculo Las hojas de calculo son un elemento bastante interesante de nuestras suites ofimáticas. Es raro que alguien que se dedique a cualquier tipo de administración, no las haya usado en algún momento. Su principal función, tal como su nombre indica; es ayudarnos a realizar los tediosos cálculos que habitualmente se realizan en cualquier labor administrativa, ya sea un hogar normal o los cálculos estadísticos de un sector de la población.

 Cuando abrimos una hoja de cálculo, vemos que está compuesta por numerosas cuadriculas llamadas “celdas” que se identifican por su posición línea-columna. En cada una de estas celdas se pueden colocar números, letras o formulas matemáticas (se pueden colocar más cosas, pero estas son las básicas).cálculo

 Una de sus ventajas, estriba en que podemos escribir formulas a partir de los datos de otras celdas. Esto significa que si cambiamos el valor de una formula base, automáticamente cambian los valores calculados a partir de el y como una formula puede coger los datos de otra formula para calcular, esto significa que aunque tuviéramos cien formulas encadenadas, al cambiar el valor inicial, automáticamente nos cambiaria el valor de las cien formulas relacionadas. Esto nos permite la posibilidad de cálculos realmente complejos y al mismo tiempo averiguar que pasaría si por ejemplo modificáramos el tiempo para pagar una hipoteca, modificamos su interés o las cantidades a pagar. Son datos que nos interesa recalcular una y otra vez para ver que nos interesa más.

H Calculo como reader El hecho de que se pueda escribir texto, es interesante porque nos permite realizar una lista de personas con sus nombres, e-mails, teléfonos, direcciones, etc. y en el caso de ser necesario, poderla imprimir en un formato bastante compacto. Pero lo de imprimir es una necesidad derivada, no debiera ser el fin de la creación de un documento digital como son las hojas de cálculo.

 Cualquier documento digital es ideal para poderse convertir a otro tipo de formato. Así pues, los datos de una hoja de cálculo en el caso de ser necesario pueden transferirse a una base de datos o a un documento “.pdf” (Acrobat). Es por ello que en muchas bibliotecas y centros oficiales, se ha gastado un montón de tiempo convirtiendo antiguos documentos escritos a mano y a maquina, en documentos digitales.excel to pdf

 Extrañamente la mente humana tiene recovecos insondables que no sabemos como procesan la información que recibe. En Twitter hace unos días leí algunas acciones de mentes tan preclaras como mi amigo Alberto. Voy a resumirlas de memoria porque no recuerdo el enlace y no puedo revisarlas.

 – Ver a una persona con una calculadora de mano, calculando los datos para introducirlos en la hoja de calculo en vez de calcularlos con la propia hoja.

 – Pegar en una hoja de calculo el e-mail de las personas en formato de imagen “.jpg” en vez de simplemente copiar el texto o teclearlo de forma que se acceda al e-mail directamente.

 – En una empresa en la que habían tecleado en el ordenador todos los documentos, los sacaban en papel y luego los borraban del ordenador para que no ocuparan espacio, con lo cual no tenían ningún documento digitalizado.

 – Crear un documento digital y en vez de enviarlo desde el PC, imprimirlo y pasarlo por el fax.

 – Para crear el .PDF de un documento digital, imprimirlo, escanearlo y pegarlo en el documento pdf en formato “.jpg” en ver de convertirlo directamente o por medio de un conversor a pdf.

 Habían más, pero es una pequeña muestra de la capacidad humana de complicarse la vida y de sorprender a sus congéneres.

Dec 07

Diagramas de Gantt

diagramas de Gantt Hay cosas que pueden realizarse al mismo tiempo y hay cosas que deben realizarse unas detrás de otras. Los diagramas de Gantt sirven para adaptar mejor los tiempos de cada tarea. Para entenderlo voy a explicar un caso práctico.

 Supongamos que nosotros solos, en nuestra casa, queremos hacer un menú con dos platos y una ensalada, pero a cada tarea independiente a realizar, le vamos a dar un número, de la forma “Tarea1”, “Tarea2”…Gantt_2

El primer plato serán unos tallarines con verduras y el segundo carne asada con patatas fritas.

 -Tarea 1: Poner agua a hervir para los tallarines.

 -Tarea 2: Trocear la verdura, pelar y cortar las patatas y dejar a mano la carne.

 -Tarea 3: Echar en el agua los tallarines.

 -Tarea 4: Sofreír la verdura.

Gantt_3 -Tarea 5: Freír las patatas.

 -Tarea 6: Preparar ensalada (cortar, limpiar y presentar en el plato).

 -Tarea 7: Poner la carne a la plancha.

 -Tarea 8: Mezclar la verdura y los tallarines en el plato.

 -Tarea 9: Presentar las patatas y la carne en el plato.

 En un primer vistazo, parece que tengamos que hacer una cosa detrás de la otra, pero es falso. Las tareas (1) y (2) se realizan al mismo tiempo, al igual que la (4), (5) , (6) y (7). En cambio, la (3), la (8) y la (9) necesitan de nuestra atención, pero pueden solaparse con las anteriores o posteriores.Gantt_4

 Todas las tareas no duran el mismo tiempo, pero es muy importante saber lo que cuesta cada una, para poder ajustarlas y ahorrar el tiempo perdido en la cocina.

 Los diagramas de Gantt representan estos tiempos en forma de barras horizontales dentro de una gráfica. La longitud de la barra representa el tiempo transcurrido. Cada barra es una tarea y cuando dos barras coinciden parcial o totalmente una encima de la otra, quiere decir que su ejecución coincide parcial o totalmente en el mismo tiempo.

 Son muy interesantes estos diagramas, para saber que cosas pueden solaparse en el tiempo y cuando hay tiempos muertos que pueden ser aprovechados por otras tareas. Las empresas los usan para optimizar los tiempos de producción y las tareas habituales de los departamentos.