Hojas de cálculo y documentos digitales

hoja de calculo Las hojas de calculo son un elemento bastante interesante de nuestras suites ofimáticas. Es raro que alguien que se dedique a cualquier tipo de administración, no las haya usado en algún momento. Su principal función, tal como su nombre indica; es ayudarnos a realizar los tediosos cálculos que habitualmente se realizan en cualquier labor administrativa, ya sea un hogar normal o los cálculos estadísticos de un sector de la población.

 Cuando abrimos una hoja de cálculo, vemos que está compuesta por numerosas cuadriculas llamadas “celdas” que se identifican por su posición línea-columna. En cada una de estas celdas se pueden colocar números, letras o formulas matemáticas (se pueden colocar más cosas, pero estas son las básicas).cálculo

 Una de sus ventajas, estriba en que podemos escribir formulas a partir de los datos de otras celdas. Esto significa que si cambiamos el valor de una formula base, automáticamente cambian los valores calculados a partir de el y como una formula puede coger los datos de otra formula para calcular, esto significa que aunque tuviéramos cien formulas encadenadas, al cambiar el valor inicial, automáticamente nos cambiaria el valor de las cien formulas relacionadas. Esto nos permite la posibilidad de cálculos realmente complejos y al mismo tiempo averiguar que pasaría si por ejemplo modificáramos el tiempo para pagar una hipoteca, modificamos su interés o las cantidades a pagar. Son datos que nos interesa recalcular una y otra vez para ver que nos interesa más.

H Calculo como reader El hecho de que se pueda escribir texto, es interesante porque nos permite realizar una lista de personas con sus nombres, e-mails, teléfonos, direcciones, etc. y en el caso de ser necesario, poderla imprimir en un formato bastante compacto. Pero lo de imprimir es una necesidad derivada, no debiera ser el fin de la creación de un documento digital como son las hojas de cálculo.

 Cualquier documento digital es ideal para poderse convertir a otro tipo de formato. Así pues, los datos de una hoja de cálculo en el caso de ser necesario pueden transferirse a una base de datos o a un documento “.pdf” (Acrobat). Es por ello que en muchas bibliotecas y centros oficiales, se ha gastado un montón de tiempo convirtiendo antiguos documentos escritos a mano y a maquina, en documentos digitales.excel to pdf

 Extrañamente la mente humana tiene recovecos insondables que no sabemos como procesan la información que recibe. En Twitter hace unos días leí algunas acciones de mentes tan preclaras como mi amigo Alberto. Voy a resumirlas de memoria porque no recuerdo el enlace y no puedo revisarlas.

 – Ver a una persona con una calculadora de mano, calculando los datos para introducirlos en la hoja de calculo en vez de calcularlos con la propia hoja.

 – Pegar en una hoja de calculo el e-mail de las personas en formato de imagen “.jpg” en vez de simplemente copiar el texto o teclearlo de forma que se acceda al e-mail directamente.

 – En una empresa en la que habían tecleado en el ordenador todos los documentos, los sacaban en papel y luego los borraban del ordenador para que no ocuparan espacio, con lo cual no tenían ningún documento digitalizado.

 – Crear un documento digital y en vez de enviarlo desde el PC, imprimirlo y pasarlo por el fax.

 – Para crear el .PDF de un documento digital, imprimirlo, escanearlo y pegarlo en el documento pdf en formato “.jpg” en ver de convertirlo directamente o por medio de un conversor a pdf.

 Habían más, pero es una pequeña muestra de la capacidad humana de complicarse la vida y de sorprender a sus congéneres.