Oct 22

La organización es un estado mental

protocolo de actuacion urgencias En cualquier país moderno y que tenga un determinado nivel administrativo, se tienen protocolos de actuación para todas las cosas. Los hay para terremotos, inundaciones, huracanes y hasta los hay para el control de la gente a la salida de un partido de fútbol. Para poder definir este tipo de protocolos, hace falta una mente muy organizada, la cual pueda decidir que cosas hay que hacer antes y cuales deben hacerse después.

mesa con cosas Durante una temporada tuve un compañero bastante sorprendente. Cuando te acercabas a su mesa parecía que entrabas en una papelería. Había de todo: Rotuladores de todos los colores, grapadora, indelebles, cinta de celo con portarrollos y recambio, bolígrafos de todos los colores, taladradora de papel, chinchetas de colores para marcar en un tablero de corcho que también tenia a su lado, jarra para café y agua, un mini botiquín, auriculares, post-it de diferentes tamaños y colores, marcadores fosforescentes, etc.

 Allí he llegado a descubrir cosas que no sabia ni que existían, pero lo más interesante es que todo estaba ordenado y tenia su función. Cualquier cosa que hiciera o presentara parecía estar trabajada y pensada con mucho tiempo. Esta demostración de una mente tan organizativa, da pie a pensar que es una persona que se podría dedicar con bastante seguridad, a tareas de organización y protocolos de actuación.

mesa desorganizada En cambio había algún otro compañero, el cual, a pesar de tener la mesa llena de papeles, no era una demostración fiable de una mayor carga de trabajo, sino que simplemente no sabia como organizarlo y por lo tanto le costaba bastante más poner sus cosas al día. Por si ello fuera poco, encima parecía que todo estuviera hecho con prisas, a pesar que el contenido estuviera organizado, no se podía saber si algo estaba organizado de antemano o simplemente se había improvisado en el momento de hacerlo.

 La mente de cada uno de nosotros es un conglomerado de conexiones neuronales que extrañamente hacen que cada cual tengamos unos comportamientos y unos niveles organizativos, totalmente diferentes. Lo que en unos es un cerebro lógico, equilibrado y lineal, en otras personas es un caos con unos niveles de entropia disparados.

 Cada vez creo mas en aquello que se dice de: La organización es un estado mental.

Feb 22

Nuevas formas de encontrar trabajo

Despues de ver este video, comprendí lo lejos que estamos de cambiar las cosas para llegar al final de una crisis que volvera a venir si no cambiamos un poco nuestra propia mentalidad y la de quienes nos dirigen. No digo que nuestra perspectiva sea erronea, sino que debemos estrujarnos un poco las meninges para conseguir alternativas viables y dirigentes que se dediquen solo a facilitar las cosas en vez de a complicarlas.

May 07

Hojas de cálculo y documentos digitales

hoja de calculo Las hojas de calculo son un elemento bastante interesante de nuestras suites ofimáticas. Es raro que alguien que se dedique a cualquier tipo de administración, no las haya usado en algún momento. Su principal función, tal como su nombre indica; es ayudarnos a realizar los tediosos cálculos que habitualmente se realizan en cualquier labor administrativa, ya sea un hogar normal o los cálculos estadísticos de un sector de la población.

 Cuando abrimos una hoja de cálculo, vemos que está compuesta por numerosas cuadriculas llamadas “celdas” que se identifican por su posición línea-columna. En cada una de estas celdas se pueden colocar números, letras o formulas matemáticas (se pueden colocar más cosas, pero estas son las básicas).cálculo

 Una de sus ventajas, estriba en que podemos escribir formulas a partir de los datos de otras celdas. Esto significa que si cambiamos el valor de una formula base, automáticamente cambian los valores calculados a partir de el y como una formula puede coger los datos de otra formula para calcular, esto significa que aunque tuviéramos cien formulas encadenadas, al cambiar el valor inicial, automáticamente nos cambiaria el valor de las cien formulas relacionadas. Esto nos permite la posibilidad de cálculos realmente complejos y al mismo tiempo averiguar que pasaría si por ejemplo modificáramos el tiempo para pagar una hipoteca, modificamos su interés o las cantidades a pagar. Son datos que nos interesa recalcular una y otra vez para ver que nos interesa más.

H Calculo como reader El hecho de que se pueda escribir texto, es interesante porque nos permite realizar una lista de personas con sus nombres, e-mails, teléfonos, direcciones, etc. y en el caso de ser necesario, poderla imprimir en un formato bastante compacto. Pero lo de imprimir es una necesidad derivada, no debiera ser el fin de la creación de un documento digital como son las hojas de cálculo.

 Cualquier documento digital es ideal para poderse convertir a otro tipo de formato. Así pues, los datos de una hoja de cálculo en el caso de ser necesario pueden transferirse a una base de datos o a un documento “.pdf” (Acrobat). Es por ello que en muchas bibliotecas y centros oficiales, se ha gastado un montón de tiempo convirtiendo antiguos documentos escritos a mano y a maquina, en documentos digitales.excel to pdf

 Extrañamente la mente humana tiene recovecos insondables que no sabemos como procesan la información que recibe. En Twitter hace unos días leí algunas acciones de mentes tan preclaras como mi amigo Alberto. Voy a resumirlas de memoria porque no recuerdo el enlace y no puedo revisarlas.

 – Ver a una persona con una calculadora de mano, calculando los datos para introducirlos en la hoja de calculo en vez de calcularlos con la propia hoja.

 – Pegar en una hoja de calculo el e-mail de las personas en formato de imagen “.jpg” en vez de simplemente copiar el texto o teclearlo de forma que se acceda al e-mail directamente.

 – En una empresa en la que habían tecleado en el ordenador todos los documentos, los sacaban en papel y luego los borraban del ordenador para que no ocuparan espacio, con lo cual no tenían ningún documento digitalizado.

 – Crear un documento digital y en vez de enviarlo desde el PC, imprimirlo y pasarlo por el fax.

 – Para crear el .PDF de un documento digital, imprimirlo, escanearlo y pegarlo en el documento pdf en formato “.jpg” en ver de convertirlo directamente o por medio de un conversor a pdf.

 Habían más, pero es una pequeña muestra de la capacidad humana de complicarse la vida y de sorprender a sus congéneres.

Feb 03

Beneficios en el negocio digital

Periodico digital Como prometía en la anterior entrada, quiero dar una visión alternativa sobre el negocio digital.

 Muchas páginas web, están ofreciendo contenidos generados por ellos mismos, incluyendo periódicos digitales. ¿No es normal que haya menos personas que usen el formato clásico?

 Si las personas pasan bastante tiempo viendo videos de Youtube, producidos por muchas y diferentes personas, ¿no tendrán menos tiempo para escuchar música o ver películas en formato clásico? A esto hay que añadir la crisis existente, en la que muchas personas han perdido su poder adquisitivo.youtube

 Si hace cuatro o cinco años, desde las propias editoriales se informaba que la media de lectura de los españoles era de un libro por persona y año, no acabo de entender el que se diga que se han perdido millones en la venta de libros. En todo caso, seria que no se han ganado, pero no que se han perdido. Por poner un ejemplo, mi media de compra de libros en los últimos 10 años, había sido de alrededor de 20 libros por año, mas los de segunda mano y los prestados. Hace un año que me hice el carnet de la biblioteca, porque el presupuesto ya no me daba para libros. ¿Significa que he dejado de leer porque no compro libros?Biblioteca

 Las personas que no usan internet para informarse, no saben que es lo que se está moviendo y como está cambiando la forma de pensar y hacer. El echar todas las culpas a la piratería de la falta de ganancias o teóricas perdidas que puedan tener las empresas generadoras de contenidos, demuestra una falta bastante grande de visión de conjunto.

 Una de las causas será la piratería, otra será la crisis (sea quien sea el culpable), otra será la falta de una visión de futuro por parte de las distribuidoras (los video-club clásicos hace tiempo que dejaron de ser rentables) , etc. No suele haber una única causa ni un solo culpable, pero para superar cualquier dificultad en cualquier negocio, hace falta intentar superarse y saber adaptarse y volver a enfocar el negocio. Una empresa que depende de un público para seguir subsistiendo, no puede permitirse el lujo de hacerlo enfadar. Cuando peor se encuentre la empresa, mejor hay que tratar al público y en definitiva, al potencial cliente.

Jan 18

Programación inconformista

Programador En muchas ocasiones, aquellos que nos dedicamos a la programación, tenemos una perspectiva bastante individualista de nosotros y nuestro trabajo, esto hace que los demás nos vean como “raritos” o “frikis”. Lo curioso es que hay ocasiones que nosotros mismos vemos a nuestros colegas de la misma forma, sin pararnos a pensar en como nos ven ellos a nosotros.

 Quizás sea por eso que en muchas ocasiones, cuando acabamos un proyecto, entramos en una fase de casi depresión al pensar que aquello que hemos hecho es una porquería y que podríamos haberlo hecho de otra manera. Inevitablemente esto sucede aunque el programa funcione correctamente y todos estén contentos con el. El hecho que mientras estábamos desarrollándolo, hayamos visto nuevas herramientas o nuevos planteamientos de cómo podríamos haberlo hecho, nos llevan a ese tipo de conclusiones. desarrollo del programa

 Suele suceder también, que alguien que trabaja tangencialmente en el proyecto y que no ha estado en el meollo de la programación, comente con aire de suficiencia una vez acabado el proyecto, que el programa está mal hecho (sin saber como está), pero eso acaba de alterar las neuronas y acabas odiando al comentarista imprudente.

 En muchas ocasiones podríamos evitarnos muchos de estos problemas planteándonos cosas bastante evidentes.

 Una de ellas es no comenzar a teclear una sola línea del proyecto hasta que no tengamos sobre el papel, un desglose de los apartados con los que vamos a trabajar y la secuencia de trabajo a realizar.

reuniones del equipo Otra no menos evidente, pasa por hablar con el equipo del proyecto y plantear las dudas y lo que queremos hacer. Seguro que varias mentes con diferentes perspectivas trabajando a la vez, aportan opciones e incluso soluciones que a nosotros mismos no se nos habrían ocurrido por el simple hecho de nuestra inercia de programación.

 Podemos aplicar otros muchos, usando el sentido común. Por un lado nos evitaran la desagradable sensación al final del proyecto y por otro, nos harán sentirnos mas integrados con nuestro grupo de trabajo, ya que los aciertos y los fracasos serán compartidos y eso… siempre une.

 

Dec 07

Diagramas de Gantt

diagramas de Gantt Hay cosas que pueden realizarse al mismo tiempo y hay cosas que deben realizarse unas detrás de otras. Los diagramas de Gantt sirven para adaptar mejor los tiempos de cada tarea. Para entenderlo voy a explicar un caso práctico.

 Supongamos que nosotros solos, en nuestra casa, queremos hacer un menú con dos platos y una ensalada, pero a cada tarea independiente a realizar, le vamos a dar un número, de la forma “Tarea1”, “Tarea2”…Gantt_2

El primer plato serán unos tallarines con verduras y el segundo carne asada con patatas fritas.

 -Tarea 1: Poner agua a hervir para los tallarines.

 -Tarea 2: Trocear la verdura, pelar y cortar las patatas y dejar a mano la carne.

 -Tarea 3: Echar en el agua los tallarines.

 -Tarea 4: Sofreír la verdura.

Gantt_3 -Tarea 5: Freír las patatas.

 -Tarea 6: Preparar ensalada (cortar, limpiar y presentar en el plato).

 -Tarea 7: Poner la carne a la plancha.

 -Tarea 8: Mezclar la verdura y los tallarines en el plato.

 -Tarea 9: Presentar las patatas y la carne en el plato.

 En un primer vistazo, parece que tengamos que hacer una cosa detrás de la otra, pero es falso. Las tareas (1) y (2) se realizan al mismo tiempo, al igual que la (4), (5) , (6) y (7). En cambio, la (3), la (8) y la (9) necesitan de nuestra atención, pero pueden solaparse con las anteriores o posteriores.Gantt_4

 Todas las tareas no duran el mismo tiempo, pero es muy importante saber lo que cuesta cada una, para poder ajustarlas y ahorrar el tiempo perdido en la cocina.

 Los diagramas de Gantt representan estos tiempos en forma de barras horizontales dentro de una gráfica. La longitud de la barra representa el tiempo transcurrido. Cada barra es una tarea y cuando dos barras coinciden parcial o totalmente una encima de la otra, quiere decir que su ejecución coincide parcial o totalmente en el mismo tiempo.

 Son muy interesantes estos diagramas, para saber que cosas pueden solaparse en el tiempo y cuando hay tiempos muertos que pueden ser aprovechados por otras tareas. Las empresas los usan para optimizar los tiempos de producción y las tareas habituales de los departamentos.

 

 

Nov 29

El problema de lo imponderable

Economia domestica Cuando se intentan ajustar los gastos en los gastos del hogar (economía familiar), nos encontramos con el habitual apartado de gastos imprevistos, que deben ser contemplados para evitar el descalabro producido por cosas que la mayoría de veces no son imprevistas. Un electrodoméstico antiguo, una casa con unos ciertos años, un coche con más kilómetros de la cuenta… son cosas que se ven venir y por lo tanto no debieran estar en el capitulo de imprevistos.

 Cuando una empresa se dedica a realizar proyectos para instalar en otras empresas y además debe dedicarse a las reparaciones de esas empresas, puede suceder y de hecho sucede, que el personal que trabaja en un proyecto que está organizado para unas determinadas fechas, tenga que parar una o varias veces su trabajo en el proyecto, para atender averías o reparaciones que ocurren de forma “imprevista”.Gastos imprevistos

 Cuando la empresa es lo suficientemente grande y uno de sus campos de trabajo es el mantenimiento y reparación, puede organizarse de forma que haya personal dedicado única y exclusivamente a esas averías y reparaciones. En cambio, cuando el principal campo de trabajo de la empresa, es la creación e instalación de nuevos proyectos, esto se considera como un “imprevisto”.

 También hay que tener en cuenta, los materiales con que trabaja la empresa. Si se dedican al montaje mecánico, puede ser más fácil tener un jefe de montadores en el proyecto y que sea un mecánico el que se dedique a las reparaciones.  Cuando se trata de un montaje informático, en el que deben instalarse una serie de ordenadores, con unos sistemas operativos, con unos programas de control o gestión y además configurar todo el entorno, a pesar que esté todo debidamente documentado y especificado paso a paso lo que debe realizarse, es preferible que sean las propias personas que han llevado el proyecto, las que pongan en marcha todo el sistema. Y aún diría más. Las averías, modificaciones y reparaciones, debieran llevarlas a cabo las mismas personas, pues son ellas, las que han sufrido los problemas derivados de la puesta en marcha y munewton applechas veces tienen un conocimiento sobre la instalación, que no se encuentra reflejado en los manuales.

 De esta última explicación, viene derivados muchas veces, los problemas expuestos al principio. Esto es lo que genera en algunos casos, los problemas de estrés y más horas al día trabajando en un proyecto que tiene fecha limite para ponerlo en marcha.

 No es extraño que desarrolladores sometidos a mucha presión, hayan acabado suicidándose como en el caso del Newton de Apple.

Nov 25

Puentes sin rios

puentes Desde la CEOE proponen eliminar los días que la gente hace puentes en el trabajo para aumentar la productividad. Esto no significa quitar las fiestas, sino que cuando caen un día como martes, miércoles o jueves, trasladarlas al lunes o al viernes.

 La medida, lógica desde el punto de la productividad, choca de frente con dos planteamientos fundamentales en nuestra mentalidad. (1) La curiosa tendencia a la enfermedad por parte de algunas personas, los días que coinciden con un puente y (2) Aquellos que usan días de vacaciones para realizar el puente, los cuales seguirán realizando, gracias a poner esos días antes o después de los festivos, para conseguir los días deseados.

 El planteamiento, si se lleva a efecto pese a la oposición sindical, no se si tendrá la repercusión deseada. En primer lugar, si lo que se desea es productividad, habría que cambiar la mentalidad de todos y cada uno de las personas del país para entender que la productividad pasa por las horas de trabajo efectivas.

 En el caso de los trabajadores, significa dedicar el 100% de las horas del trabajo a tareas propias de la empresa. Pero para que esto se realice, habría que cambiar la mentalidad empresarial para pasar el concepto de costes, beneficios y castigo al concepto de motivación, incentivación y reconocimiento para mayor productividad.

 Finalmente habría que cambiar la mentalidad política de control de la población, chanchullo, por mis cojones, tengo un primo, amigo o cuñado, etc. por una mentalidad de honestidad, humildad, servicio, ejemplo y justicia que dudo que se llegue a conseguir de momento.

 Si un funcionario ve que le toca hacer el trabajo de su compañero por desidia de aquel, acabará cometiendo desidia en vez de denunciarlo, porque sabe que una denuncia no servirá para nada. Por lo tanto no se puede pretender que los trabajadores realicen un esfuerzo que políticos y gobierno no estén dispuestos a dar.

 Vamos a dejar los puentes sobre los ríos, que hasta el momento han realizado su función.